根据法律法规要求,企业需要对电子邮件进行归档保存一定时间。与公有云邮件系统不同,MDaemon作为本地邮件解决方案,可以实现定制化的邮件归档和保留。
一、建立归档存储库
MDaemon支持将邮件按策略归档到指定的存储库,可以是本地路径或者网络存储。管理员可以创建多个归档存储库,按部门、年份等进行归类。
存储库建立后,可以设置定期归档或实时归档。实时归档可以将邮件METADATA实时备份,避免邮件丢失。
二、创建自动归档策略
管理员可以制定自动归档策略,定义不同条件下的邮件归档规则。例如可以按发件人、收件人、主题关键词等条件进行归档。
也可以建立基于邮件大小、发送日期的归档策略。策略可以组合使用多个规则,实现精细的自动归档。
三、设置独立的保留策略
归档存储库可以设置不同的保留策略,即邮件在库中的保存时间。对于不同业务场景,可以制定独立的保留时间。
例如打官司的邮件可保存7年,财务类邮件保留10年等。超过保留时间邮件将自动删除,不占用存储空间。
四、导出和调阅归档邮件
员工或管理员可以在Webmail中简单搜索和查看已归档的邮件。也可以将归档的邮件导出为标准格式,用于证据保全等用途。
归档库也支持按规范导入导出,便于与其他系统对接或备份恢复。
五、权限访问控制
考虑到安全合规要求,不同员工应具有不同的归档库访问权限。管理员可以按部门或角色设置权限,确保机密数据的安全。
普通员工只能访问个人邮件归档,管理层可以查看全部邮件。权限控制是保证邮件合规的关键。
六、与业务系统集成
邮件归档可以与OA、CRM等系统集成,相关业务邮件可归入对应系统的档案库中,实现一体化管理。
也可与安全审计系统连接,主动提交涉密邮件提供证据。
七、符合法律标准要求
企业邮件的归档系统必须符合如电子签名、可视性、不可更改性等法律标准要求。MDaemon利用数字签名、加密以及区块链技术来保证归档邮件的法律效力。
八、弹性扩展存储空间
随着归档量增加,可以灵活扩展网络存储空间,避免本地存储容量瓶颈。也可以设置暂存空间,超过保留期自动删除的邮件可以暂存在该空间一段时间。
九、展望未来的云归档
现在MDaemon已可与OneDrive、Dropbox等云存储集成。未来可进一步扩展保留策略到云端,实现云归档。并与Microsoft 365等平台打通,云端一体化管理企业信息。
十、重视安全防护
在利用云端强大存储的同时,也要重视数据安全。设置云端访问权限,启用云存储加密,采取隔离、备份等措施保证关键数据不丢失。
归档系统的兴起带来企业信息化管理的全新可能。MDaemon作为本地邮件解决方案,支持定制化的邮件归档与保留。
企业要根据业务和法规要求,制定合理的归档策略。同时注意以下几点:
1. 分类别建立归档库,区分保存范围。
2. 设置精细的自动归档规则,准确归类邮件。
3. 不同业务邮件可以设置独立的保留时间。
4. 权限控制确保只有授权人员可以访问机密邮件。
5. 与其他业务系统集成,组成统一的信息管理平台。
6. 选用可靠的存储空间,必要时可以扩展容量。
7. 加密和备份来保证归档数据的安全。
8. 持续优化归档策略,与新业务需求保持同步。
归档是一个持续的过程,不断沉淀企业信息资产。良好的归档系统不仅满足法规要求,也有助于提高企业运营效率,支持业务决策分析。
MDaemon作为本地化解决方案,可以最大程度定制邮件归档策略,真正实现可控、可查、可靠的归档管理,成为企业数字化转型的重要支撑。
